إسم الوظيفة: موظف(ة) سكرتارية مكتب إسم منصب الرئيس المباشر: مدير المكتب التنسيق المباشر: مع جهات داخلية و خارجية بحسب مقتضى المهام المنوطة به. الوصف العام للوظيفة (ملخص العمل) التنفيذ و المتابعة لمهام تنسيق نقل المعلومات و تفعيل قنوات الاتصال بين الإدارات و الأقسام المعنية داخل و خارج المنشأة ، و وفق أوامر وتوجيهات الرئيس المباشر.
واجبات و مهام الوظيفة (يومية - دورية - طارئة) * استقبال المكالمات الهاتفية و تحويلها إلى الأشخاص المطلوبين أو أخذ رسائل و ملاحظات و إيصالها إليهم. * القيام بالمتابعات اليومية مع إدارة المصنع ، مكتب المبيعات المركزي ، قسم التصميم ، و الإدارة المالية وغيرها من الجهات التي يتطلب العمل اليومي الاتصال بهم بشكل مستمر و روتيني. * تنظيم و تنسيق المواعيد ، لقاءات العمل ، الاجتماعات و عمل حجوزات الفنادق و سفرات العمل بالتنسيق مع جميع الجهات الداخلية و الخارجية. * تصنيف و أرشفة المعلومات و التقارير عن الزبائن ، الطلبيات ، الفواتير ، عروض الأسعار ، النماذج ، محاضر و نتائج الاجتماعات ، و غيرها من الوثائق الهامة ضمن ملفات مبوبة يسهل الوصول إليها. * إعداد المراسلات الداخلية و الخارجية – باللغة العربية و الإنكليزية - للجهات المطلوبة و إرسالها في الوقت المطلوب وفق توجيهات المدراء و المشرفين في المكتب.
المسؤوليات 1- موظف سكرتارية المكتب مسؤول عن إيصال المعلومات المكلف بها في الوقت و المكان و الأسلوب (النموذج) المناسبين ، من و إلى جميع الجهات الداخلية و الخارجية المكلف بالاتصال بها و التعامل معها. 2- موظف سكرتارية المكتب مسؤول عن حفظ و أرشفة الوثائق و التقارير و المراسلات ضمن المهام المنوطة به. 3- موظف سكرتارية المكتب مسؤول عن أداء المهام التي يكلفه بها مديره المباشر بكفاءة وفعالية و ضمن الإطار الزمني المحدد.
الصلاحيات * إقتراح الحلول و الأساليب العملية لتنظيم العمل اليومي المنوط به ، تخفيض تكاليفه ، و زيادة إنتاجيته. * إقتراح الطرق و الأساليب العملية لتبويب و تنظيم المعلومات المنوط به التعامل معها. * التواصل الفعال مع مختلف إدارات و أقسام المنشأة بما يخدم تنفيذ المهام المنوطة به.
الشروط المطلوبة لممارسة الوظيفة * إجازة معهد متوسط أعمال إدارية و سكرتارية أو إجازة جامعية. * خبرة في عمل مماثل لا تقل عن سنتين. * إجادة العمل على الحاسب – مجموعة المايكروسوفت أوفيس - و إعداد التقارير. * مستوى جيد من التحدث و الكتابة باللغة الإنكليزية و اللغة العربية. * قدرة عالية على الاستيعاب و الاستماع و تحمل ضغط العمل. * الدقة و السرعة في إيصال المعلومات و تنفيذ المراسلات. * المظهر اللائق و اللباقة في المحادثة و التعامل.
التدريب والتنمية تتطلب هذه الوظيفة تثقيف و تدريب أساسي في المجالات التالية: * أهمية صناعة التغليف بالكرتون المضلع و طبيعة زبائنها. * خصوصية التعامل ضمن بيئة الزبائن الصناعيين و شركات الخدمات. * مهارات التواصل الفعال و المتابعة مع الجهات الداخلية و الخارجية.
كما تتطلب التدريب المستمر أثناء العمل على أحدث أساليب خدمة الزبائن ، تلبية متطلباتهم و معالجة مشاكلهم بشكل فعال و مربح للمنشأة. مكنكم ارسال السير الذاتية الى info@technopack-sy.com
